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會計(jì)檔案需要保管多久？如何銷毀？有什么風(fēng)險(xiǎn)？

法律 法律13480
一、各類會計(jì)檔案保管期限
按照2015年財(cái)政部和國家檔案局頒布的《會計(jì)檔案管理辦法》（中華人民共和國財(cái)政部 國家檔案局令第79號，以下簡稱“79號令”）的規(guī)定，企業(yè)的會計(jì)檔案保管年限按下表所列示的期限進(jìn)行保管。
企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表 
對于上表中所列示的會計(jì)檔案保管，除了保管期限外，實(shí)務(wù)中需要關(guān)注以下幾個(gè)問題：
1、保管期限如何計(jì)算。上述表中所列示的會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。如2021年的會計(jì)檔案，從2022年1月1日開始計(jì)算保管年限。
2、企業(yè)如何確定保管期限。上述會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，企業(yè)可以在此基礎(chǔ)上增加年限。
3、企業(yè)自定義的會計(jì)檔案如何確定保管期限。企業(yè)會計(jì)檔案的具體名稱如有同上表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)（就是必須）比照類似檔案的保管期限確定具體年限。
4、企業(yè)合并，會計(jì)檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生合并，合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
5、企業(yè)分立，會計(jì)檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生分立，分立后原單位存續(xù)的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。
分立后原單位解散的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。
6、企業(yè)注銷，會計(jì)檔案如何保管。79號令規(guī)定，單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
這個(gè)有關(guān)規(guī)定是如何規(guī)定的呢？
按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，企業(yè)發(fā)生撤銷、合并等情形時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案。
對于絕大部分民營企業(yè)而言，注銷后向政府部門移交檔案基本不切實(shí)際。那企業(yè)所有者能自行銷毀嗎？
保險(xiǎn)起見，建議參考原《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會字〔1998〕32號）的規(guī)定，在會計(jì)檔案尚未到達(dá)保管期限時(shí)，由財(cái)產(chǎn)所有者（股東）代管。待保管期限屆滿時(shí)，按下列銷毀程序處理。
二、會計(jì)檔案銷毀程序
(一)檔案鑒定
按照79號令的要求，會計(jì)檔案保管到期后，公司應(yīng)成立檔案鑒定小組，對檔案進(jìn)行鑒定。
鑒定小組由檔案管理部門（財(cái)務(wù)部或行政部）牽頭，成員包括公司會計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員（注：只需公司內(nèi)部人員即可，不需外請中介機(jī)構(gòu)協(xié)助）。
鑒定小組鑒定后，形成鑒定意見并由鑒定人員簽字，確無保存價(jià)值的會計(jì)檔案，可以銷毀（注：不需向政府部門報(bào)備或?qū)徟?/section>
保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
(二)會計(jì)檔案銷毀程序
1、編制銷毀清冊。檔案管理部門編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
2、簽署意見。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
3、現(xiàn)場監(jiān)銷。單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作，并與會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷（如焚燒、粉碎或打成紙漿）。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名。
《會計(jì)檔案銷毀清冊》沒有統(tǒng)一的格式，有需要的企業(yè)可以參考下面的樣表進(jìn)行增減。

會計(jì)檔案銷毀清冊（樣表）

三、故意銷毀賬簿的法律責(zé)任

如果不到保管期限而銷毀賬簿，會有什么后果呢？通常來說，如果企業(yè)沒有任何問題，不會有什么后果。但如果出現(xiàn)了一些經(jīng)濟(jì)和稅收問題，有關(guān)部門檢查的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)賬簿保管未到期而已經(jīng)被銷毀，可能會涉及以下法律責(zé)任。

2022年4月29日，最高人民檢察院、公安部4月29日聯(lián)合發(fā)布修訂后的《關(guān)于公安機(jī)關(guān)管轄的刑事案件立案追訴標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定（二）》，修訂后的《立案追訴標(biāo)準(zhǔn)（二）》對公安機(jī)關(guān)管轄的78種經(jīng)濟(jì)犯罪案件立案追訴標(biāo)準(zhǔn)予以進(jìn)一步明確規(guī)定，該標(biāo)準(zhǔn)自2022年5月15日起實(shí)施。其中第八條是關(guān)于故意銷毀賬簿的條款。

第八條  〔隱匿、故意銷毀會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告案（刑法第一百六十二條之一）〕隱匿或者故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，涉嫌下列情形之一的，應(yīng)予立案追訴：    
(一)隱匿、故意銷毀的會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告涉及金額在五十萬元以上的；    
(二)依法應(yīng)當(dāng)向監(jiān)察機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、有關(guān)主管部門等提供而隱匿、故意銷毀或者拒不交出會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的；
(三)其他情節(jié)嚴(yán)重的情形。
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